瀬戸市議会 2021-09-02 09月02日－03号
◎行政管理部長（尾島邦彦） 起案文書につきましては、瀬戸市文書取扱規程第14条第２項におきまして、起案に当たって起案理由、根拠法令その他参考事項を明確にし、かつ、関係書類を添付しなければならないとされておりまして、起案文、または一連の決裁文書におきまして、契約の相手方であるとか執行方法、また、その理由を明記する必要があるものと考えているところでございます。 ○小澤勝副議長 臼井議員。
◎行政管理部長（尾島邦彦） 起案文書につきましては、瀬戸市文書取扱規程第14条第２項におきまして、起案に当たって起案理由、根拠法令その他参考事項を明確にし、かつ、関係書類を添付しなければならないとされておりまして、起案文、または一連の決裁文書におきまして、契約の相手方であるとか執行方法、また、その理由を明記する必要があるものと考えているところでございます。 ○小澤勝副議長 臼井議員。
◆尾崎雅輝議員 そのような御答弁ですけれども、先日、この委員の委嘱に関わる決裁文書一式を情報公開請求したところ、その決裁文書には委員候補の経歴や本市への関わりなどの資料は載っていませんでした。 どのように判断しているのかを改めて伺います。
一宮市でもいち早く、決裁文書の電子化や管理職などへタブレットパソコンを配付し、ペーパーレスの会議やテレワークにも活用していると聞いております。また、ＧＩＧＡスクール構想や報道発表の文書、各種計画書のペーパーレス化、そして市議会においては、議会事務局から発出される文書は電子メール化するなど、ＩＣＴを活用すれば一斉に情報伝達が可能になり、作業時間が短縮され、業務効率も上がります。
電子決裁を導入することにより紙の削減が期待できること、紙媒体の保存文書が減少することにより書庫不足が解消すること、それから出先機関においては、決裁文書を本庁等に持ち運ぶ必要がなくなるなど、生産性の向上につながるといった効果があると思いますが、定量的な効果見込み及び目標値等につきましては、今後庁内で詰めてまいりたいと思います。以上です。
（６）住民サービスの向上を進めるには、役場内の業務効率化が欠かせないが、庁内決裁文書の押印廃止については、どのように考えているのか伺います。 以上で登壇での質問を終わります。 ○議長（山下享司） 答弁を願います。 町長。 ［町長 神谷明彦登壇］ ◎町長（神谷明彦） 御質問２点目の行政手続きの簡素化と住民サービス向上の取組みについてお答えをします。
７月だって言いましたね、７月22日ですね、これ、決裁文書のこと。ちょっとお尋ねしたい。 ○冨田宗一議長 地域振興部長。 ◎地域振興部長（涌井康宣） 今お尋ねの基本決裁の段階では、選定をする条件として記載をしたもので、ピンポイントで１月15日基本決裁時点で２か所を絞り込んでいたものではございません。
市役所内部の決裁文書につきましても、レーシー（ＲＡＳＣＩ）マトリクスを活用して精査をお願いしたいと思います。 ＲはＲｅｓｐｏｎｓｉｂｌｅ（実行責任）、業務の実行責任を担う、Ａ、Ａｃｃｏｕｎｔａｂｌｅ（説明責任）、業務について最終的な説明責任を有する。Ｓ、Ｓｕｐｐｏｒｔ（支援）、業務を実行するに当たりサポート役を担う。
今年の２月から全庁的な電子決裁の運用をスタートし、導入当初はほとんど電子決裁が行われておりませんでしたが、半年ほど経過した７月には決裁文書のうち約18％が電子決裁で行われるようになりました。件数で申し上げますと2,597件のうち、465件が電子決裁で行われております。
◎関原秀一総務部長 本市におきます文書管理システムにつきましては、財務に関する調書を除く、郵便や電子メールによる一般文書の受付、登録や回覧、伺い文書の起案、決裁文書の保存などの処理を一括で管理できるシステムでございます。
ここからは、東洋大学法学部の早川和宏教授による「住民のため」の自治体公文書管理へという記事からの引用ですが、公文書管理法の要請、公文書管理法の趣旨にのっとるためには、条例による公文書管理が必要であると考えられると主張していること、そしてその公文書管理の要素として、(1)作成されるべき文書が確実に作成され、取得されるべき文書が確実に取得されるようにすること、(2)決裁文書が改ざんされないようにすること
６月の７日に、にじの学園の通学手段についてとして、通学手段に路線バスを採用すること及びその際の学校区域内の小中学生に対する支援策が決裁されていますが、決裁文書の中には路線バスを採用する理由は明記がされていません。購入費用を計上しながらスクールバスを採用せず、路線バスに決定した理由を伺います。 ○長江秀幸議長 教育部長。
決裁文書の保管をしっかりやっていなくて、文書がないやつはしっかりと答弁できて、文書がしっかり残っているじゃないですか、しっかりと。これがわからないと言ったら、これは余りにもひどいですよ。露呈しちゃっているじゃないですか、調査の仕方から、調査報告書も含めて、今回。
確認方法でちょっと効果的であったのではないかということがありますので御紹介させていただきますと、調票の摘要欄などに起票の根拠となる決裁文書の管理番号を入力している課がございまして、文書管理システムで証拠になります文書を検索して、調票の金額との突合ですとか確認をする際に非常に効率的になるんではないかなというふうに考えます。
◆１番（志智央君） 現在把握できているだけで約18万件ほどの決裁文書があるというふうに理解しました。 ここで簡単にシミュレーションしますが、決裁ごとに情報量が違いますので一概には言えませんけれども、１件当たり決裁の文書に５分ほどを見てかかるとして、18万件掛ける５分で90万分で、時間にこれを直すと最低でも年間で１万5,000時間ほどかかっているということになります。
今、理事者の皆さんが事業の方針決定の方法として作成されています決裁文書の決裁経過や決定された方針などは、100年たてば重要な資料となり、当時を振り返るには欠くことのできない重要なものであり、しっかり管理、保管する必要があるとのことでした。
ここで隠したりすれば、まさに公にしていかなければいけないということになりますが、そういう決裁文書、あるいは法人をここで決めたと１つしか言ってこないけれども、ここに決めたという根拠は何？理事者の名簿もない、資産も持っていない。この場に持っていないだけ？実際には持っているの？約4,000万円の借金がありますよね。
この処理が終わった後については、該当する文書の発送を行う場合には、決裁文書の浄書という言い方をしますが、清書を行い、公印の押印を行った上で相手方に発送をするという流れになります。 供覧、起案等が終わった文書については、文書保存年限の区分に従い、30年、10年、５年、または１年の保存期間に区分し、その間保存され、この期間の経過後は廃棄をされるということになります。
今、国政では、学校法人森友学園への国有地取引をめぐって、財務省の決裁文書が改ざんされていたことを安倍政権が認めるなど、国民の信頼をなくす問題が続いています。国会に改ざん文書を出してきたことは、主権者である国民を見下し、裏切りとも言える大問題であります。安倍首相は国民主権を無視し、数の力で自分の思っていることが何でも通るという錯覚が今の事態を招いているのではないでしょうか。
今、皆さんも御存じのように、裁量労働制をめぐるデータの捏造に続き、森友学園問題での決裁文書の改ざん疑惑が政権を揺るがす大問題になっています。削除した部分には、安倍昭恵夫人や４人の政治家の名前、本件の特殊性などの記述がありましたが、データの捏造にしろ決裁文書の書き換えにしても、政府が国会を欺くことであり、民主政治を壊す前代未聞の異常事態です。
○15番（小林 明君） そうやって、あんたらは決裁文書を見れば、生活保護基準が変われば、その数字も変わりますということを注意書きで書いてあるがな。 ○議長（市橋茂機君） 加藤教育次長。 ○教育次長（加藤忠昭君） 今、議員さんが言われるとおり、見直しがあれば変わるということでございますが、今現在の考え方としましては、当時の単価でいくという考えですので変わりません。